1. PENDAHULUAN

Sistem ini digunakan untuk memfasilitasi pembayaran uang lelah wakil UPM (Unit Peminjaman Mutu) di UPPS dan GKM (Gugus Kendali Mutu) Program Studi yang belum memiliki Jabatan Kelola.

Fitur Utama:

• Membuat laporan kinerja akreditasi dengan berbagai jenis template
• Mengelola tim pelaksana dengan struktur jabatan
• Upload dokumen pendukung (SK, Laporan Utama, Bukti Pendukung)
• Sistem validasi dan review oleh admin
• Status tracking untuk setiap laporan

2. PERSIAPAN SEBELUM PENGAJUAN

2.1. Persyaratan Akses

• Anda harus sudah login ke sistem menggunakan akun SSO UNS
• Pastikan akun Anda memiliki ID SIMPEG (ini penting untuk bisa ditambahkan sebagai anggota tim)
• Jika Anda baru pertama kali login, pastikan Anda sudah login menggunakan SSO agar ID SIMPEG tercatat di sistem

2.2. Dokumen yang Perlu Disiapkan

Sebelum membuat laporan, siapkan dokumen-dokumen berikut:

a) SK Anggota (Surat Keputusan Tim Pelaksana)

• Format: PDF, Word, atau gambar
• Ukuran maksimal: 10 MB
• Hanya 1 file

b) Laporan Utama

• Format: PDF atau Word
• Ukuran maksimal: 10 MB
• Hanya 1 file
• Gunakan template yang tersedia di halaman form

c) Bukti Pendukung (opsional)

• Format: PDF, Word, gambar, Excel
• Ukuran maksimal per file: 10 MB
• Dapat lebih dari 1 file

2.3. Template Laporan

Sistem menyediakan 10 jenis template laporan:

1. Template Laporan Indikator Kinerja Prodi (Kurikulum & Lulusan)
2. Template Laporan Kinerja Prodi (Pengelolaan Pembelajaran)
3. Template Laporan Monev Kurikulum (Semester Genap)
4. Template Laporan Monev Kurikulum (Semester Ganjil)
5. Template Laporan Monev Proses (Semester Genap)
6. Template Laporan Monev Proses (Semester Ganjil)
7. Template Laporan Sebagai Auditee AMI Level 1
8. Template Laporan Sebagai Auditee AMI Level 2
9. Template Laporan Standar Tingkat UPPS
10. Template Laporan SOP (Standar Operasional Prosedur)

3. CARA MEMBUAT LAPORAN KINERJA AKREDITASI

3.1. Akses Halaman Pengajuan

📷 GAMBAR 3.1: Tampilan Halaman Dashboard dan Menu Kinerja Akreditasi

(Screenshot menu navigasi halamana Kinerja Akreditasi")

3.2. Download Template (Opsional)

📷 GAMBAR 3.2: Section Template Laporan dengan 10 Jenis Template

(Screenshot area template dengan tombol download untuk masing-masing template)

3.3. Isi Formulir Laporan

A. JUDUL LAPORAN

• Isi dengan judul yang jelas dan deskriptif
• Contoh: "Laporan Kinerja Prodi Teknik Informatika Semester Genap 2024/2025"

📷 GAMBAR 3.3: Form Input Judul, Jenis Laporan, dan Deskripsi

(Screenshot bagian atas form dengan field judul, dropdown jenis laporan, dan textarea deskripsi)

B. JENIS LAPORAN (TYPE)

• Pilih jenis laporan dari dropdown menu
• Pilihan yang tersedia sesuai dengan template yang Anda download
• Pastikan jenis laporan sesuai dengan konten laporan Anda

C. DESKRIPSI (OPSIONAL)

• Isi dengan deskripsi singkat tentang laporan
• Jelaskan tujuan dan cakupan laporan

D. PERIODE KINERJA

📷 GAMBAR 3.4: Date Range Picker untuk Periode Kinerja

(Screenshot saat date range picker terbuka, menampilkan kalender)

E. TIM PELAKSANA

Tim Pelaksana terdiri dari 2 kategori:

1) KETUA (Wajib diisi jika ingin langsung mengajukan)

• Minimal 1 orang sebagai Ketua
• Ketua adalah orang yang berhak mengajukan laporan
• HANYA KETUA yang dapat mencentang persetujuan dan mengajukan laporan
• Jika Anda ingin mengajukan laporan, Anda HARUS mendaftar sebagai Ketua

2) ANGGOTA (Opsional)

• Dapat lebih dari 1 orang
• Anggota dapat membantu dalam pengerjaan laporan

Cara Menambah Tim Pelaksana:

📷 GAMBAR 3.5: Section Tim Pelaksana dengan Ketua dan Anggota

(Screenshot bagian tim pelaksana menampilkan 2 section: Ketua dan Anggota dengan dropdown nama dan tombol tambah/hapus)

📷 GAMBAR 3.6: Contoh Error saat Memilih Anggota yang Sama atau Tanpa ID SIMPEG

(Screenshot popup error yang muncul ketika user memilih anggota duplikat atau user tanpa ID SIMPEG)

F. SK ANGGOTA (Surat Keputusan)

• Drag & drop file SK ke area upload, atau klik untuk memilih file
• Format: PDF, Word, atau gambar
• Maksimal 1 file, ukuran maks 10 MB
• Untuk menghapus file, klik tanda "x" pada file yang sudah diupload

📷 GAMBAR 3.7: Area Upload File SK Anggota, Laporan Utama, dan Bukti Pendukung

(Screenshot menampilkan 3 dropzone untuk upload SK Anggota, Laporan Utama, dan Bukti Pendukung)

G. LAPORAN UTAMA

• Drag & drop file laporan utama ke area upload
• Gunakan template yang sudah Anda download dan isi
• Format: PDF atau Word
• Maksimal 1 file, ukuran maks 10 MB
• Untuk menghapus file, klik tanda "x" pada file

H. BUKTI PENDUKUNG (OPSIONAL)

• Upload file-file pendukung lainnya
• Dapat lebih dari 1 file
• Format: PDF, Word, gambar, Excel, dll
• Ukuran maksimal per file: 10 MB
• Untuk menghapus, klik tanda "x" pada masing-masing file

I. PERSETUJUAN KETUA

• Checkbox ini HANYA DAPAT dicentang oleh Ketua Tim
• Jika Anda tidak mendaftar sebagai Ketua, checkbox ini akan disabled
• Persetujuan ini menyatakan bahwa data yang disampaikan benar dan dapat dipertanggungjawabkan
• Checkbox ini WAJIB dicentang jika ingin langsung mengajukan laporan

📷 GAMBAR 3.8: Checkbox Persetujuan Ketua (Aktif dan Tidak Aktif)

(Screenshot perbandingan checkbox persetujuan ketua saat aktif dan disabled)

3.4. Menyimpan Laporan

Ada 2 pilihan saat menyimpan laporan:

A. SIMPAN SEBAGAI DRAFT

• Klik tombol "Save sebagai Draft"
• Laporan akan disimpan dengan status "Draft"
• Laporan belum masuk ke sistem review admin
• Anda dapat mengedit kapan saja
• Persetujuan ketua TIDAK WAJIB untuk draft
• Cocok jika laporan belum selesai atau masih ingin diperiksa lagi

B. SIMPAN & AJUKAN

• Klik tombol "Simpan & Ajukan"
• Sistem akan meminta konfirmasi
• Persyaratan untuk mengajukan:
  • Anda HARUS terdaftar sebagai Ketua
  • Checkbox persetujuan ketua HARUS dicentang
  • Semua field wajib harus terisi
• Jika berhasil, laporan langsung masuk status "Ajuan" (menunggu review)
• Laporan TIDAK DAPAT DIEDIT hingga admin memberikan keputusan

📷 GAMBAR 3.9: Tombol "Save sebagai Draft" dan "Simpan & Ajukan"

(Screenshot bagian bawah form menampilkan kedua tombol submit)

📷 GAMBAR 3.10: Konfirmasi Popup saat Mengajukan Laporan

(Screenshot popup konfirmasi yang muncul saat user klik "Simpan & Ajukan")

3.5. Konfirmasi Penyimpanan

Setelah berhasil disimpan, sistem akan menampilkan notifikasi sukses:

Anda akan diarahkan kembali ke halaman daftar laporan.

📷 GAMBAR 3.11: Notifikasi Sukses Setelah Menyimpan Laporan

(Screenshot alert sukses yang muncul setelah laporan berhasil disimpan)

4. MENGEDIT LAPORAN DRAFT

4.1. Akses Laporan Draft

📷 GAMBAR 4.1: Halaman Daftar Laporan dengan Berbagai Status

(Screenshot halaman index menampilkan daftar laporan dengan badge status berbeda warna)

4.2. Edit Konten

Anda dapat mengubah:

• Semua field yang ada
• Mengganti file yang sudah diupload
• Menambah atau mengurangi anggota tim
• Mengubah periode kinerja

4.3. Simpan Perubahan

Ada 3 pilihan:

A. UPDATE SEBAGAI DRAFT

• Klik tombol "Save sebagai Draft"
• Laporan tetap berstatus Draft
• Anda masih dapat mengedit lagi nanti

B. UPDATE & AJUKAN

• Klik tombol "Simpan & Ajukan"
• Persyaratan sama seperti saat membuat laporan baru
• Laporan akan berubah status menjadi "Ajuan"
• Setelah diajukan, tidak dapat diedit lagi

C. BATAL

• Klik tombol "Batal"
• Perubahan tidak disimpan
• Kembali ke halaman daftar laporan

5. MENGAJUKAN LAPORAN UNTUK REVIEW

5.1. Mengajukan dari Halaman Daftar Laporan

Jika Anda sudah menyimpan laporan sebagai Draft, Anda dapat mengajukan dengan cara:

📷 GAMBAR 5.1: Tombol "Ajukan" pada Laporan Draft

(Screenshot tombol aksi pada baris laporan, highlight tombol "Ajukan" berwarna hijau)

5.2. Mengajukan Saat Membuat/Edit

Cara lain adalah langsung mengajukan saat membuat atau mengedit laporan:

6. STATUS VALIDASI DARI ADMIN

Setelah laporan diajukan, admin akan melakukan review dan validasi. Berikut adalah status-status yang mungkin muncul:

6.1. STATUS "DRAFT" (Abu-abu)

6.2. STATUS "AJUAN" (Kuning/Orange)

6.3. STATUS "REVISI" (Merah)

Cara Melihat Catatan Revisi:

Cara Mengajukan Kembali Setelah Revisi:

6.4. STATUS "DISETUJUI" (Hijau)

6.5. Ringkasan Status

📷 GAMBAR 6.1: Contoh Badge Status di Halaman Daftar Laporan

(Screenshot menampilkan 4 contoh laporan dengan status berbeda: Draft, Ajuan, Revisi, dan Disetujui)

6.6. Notifikasi Status

• Sistem akan menampilkan status dengan badge berwarna di halaman daftar laporan
• Anda dapat memfilter laporan berdasarkan status
• Alert/notifikasi akan muncul saat:
  • Laporan berhasil diajukan
  • Laporan dikembalikan untuk revisi
  • Laporan disetujui

7. MENGEDIT LAPORAN YANG DIKEMBALIKAN UNTUK REVISI

7.1. Mengakses Laporan Revisi

7.2. Membaca Catatan Revisi

Catatan biasanya berisi:

• Bagian mana yang perlu diperbaiki
• Alasan revisi
• Saran perbaikan dari admin

📷 GAMBAR 7.1: Tampilan Alert Catatan Revisi dari Admin

(Screenshot alert box merah/orange di bagian atas halaman edit berisi catatan revisi dari admin)

7.3. Melakukan Perbaikan

Setelah membaca catatan, lakukan perbaikan:

7.4. Mengajukan Kembali

Setelah perbaikan selesai:

7.5. Notifikasi Setelah Update

📷 GAMBAR 7.2: Notifikasi Sukses Setelah Mengajukan Kembali Laporan Revisi

(Screenshot alert sukses yang muncul setelah laporan revisi berhasil diajukan kembali)

7.6. Siklus Revisi

8. FREQUENTLY ASKED QUESTIONS (FAQ)

Q1: Siapa yang dapat membuat laporan kinerja akreditasi?

A: Semua dosen dan staff yang sudah login menggunakan SSO UNS dan memiliki ID SIMPEG dapat membuat laporan.

Q2: Apakah saya bisa membuat laporan untuk orang lain?

A: Ya, Anda dapat membuat laporan dan mendaftarkan orang lain sebagai Ketua. Namun, hanya Ketua yang dapat mengajukan laporan (mencentang persetujuan).

Q3: Saya tidak bisa memilih seseorang sebagai anggota tim, kenapa?

A: Ada 2 kemungkinan:

• Orang tersebut belum login menggunakan SSO (belum punya ID SIMPEG)
• Orang tersebut sudah dipilih di jabatan lain dalam tim yang sama

Q4: Bagaimana cara menghapus anggota tim yang sudah saya tambahkan?

A: Klik tombol merah dengan ikon tempat sampah di sebelah kanan nama anggota.

Q5: Saya sudah mengajukan laporan tapi ingin mengedit, bagaimana?

A: Laporan yang sudah diajukan (status "Ajuan") TIDAK DAPAT diedit. Anda harus menunggu keputusan admin. Jika admin meminta revisi, baru Anda dapat edit.

Q6: Berapa lama waktu review oleh admin?

A: Tergantung kebijakan LPPMP, biasanya 3-7 hari kerja. Jika lebih dari 7 hari tidak ada kabar, Anda dapat menghubungi admin LPPMP.

Q7: Apa yang harus saya lakukan jika laporan dikembalikan untuk revisi?

A:

1. Buka laporan yang berstatus "Revisi"
2. Baca catatan revisi dari admin
3. Klik tombol "Edit"
4. Perbaiki sesuai catatan
5. Klik "Save" / "Update"
6. Laporan otomatis diajukan kembali untuk review ulang

Q8: Apakah saya bisa membatalkan laporan yang sudah diajukan?

A: Tidak, laporan yang sudah berstatus "Ajuan" tidak dapat dibatalkan atau ditarik kembali. Jika ada kesalahan, tunggu admin memberikan revisi, atau hubungi admin LPPMP untuk bantuan.

Q9: Apa perbedaan "Save sebagai Draft" dan "Simpan & Ajukan"?

A:

• "Save sebagai Draft": Laporan disimpan tapi belum masuk review admin. Anda masih bisa edit kapan saja.
• "Simpan & Ajukan": Laporan langsung masuk review admin. Tidak bisa edit hingga ada keputusan dari admin.

Q10: Kenapa checkbox persetujuan ketua tidak bisa dicentang?

A: Checkbox ini hanya aktif jika Anda mendaftar sebagai Ketua di bagian Tim Pelaksana. Pilih nama Anda pada dropdown di section "Ketua", maka checkbox akan aktif.

Q11: Apakah anggota tim selain ketua bisa mengedit laporan?

A: Ya, anggota tim yang terdaftar dapat mengedit laporan dengan status "Draft" atau "Revisi". Namun hanya Ketua yang dapat mengajukan laporan.

Q12: Bagaimana cara mendownload laporan yang sudah disetujui?

A:

1. Buka laporan dengan status "Disetujui"
2. Klik tombol "View" untuk melihat detail
3. Klik link download pada file laporan utama atau dokumen lainnya
4. Atau gunakan fungsi cetak di browser (Ctrl+P / Cmd+P)

Q13: Apakah ada batas waktu pengajuan laporan?

A: Tergantung kebijakan LPPMP. Biasanya ada periode pengajuan per semester. Hubungi admin LPPMP untuk informasi deadline.

Q14: Apakah saya bisa melihat laporan orang lain?

A: Tidak, Anda hanya dapat melihat:

• Laporan yang Anda buat sendiri
• Laporan dimana Anda terdaftar sebagai anggota tim
• Admin dapat melihat semua laporan

Q15: Bagaimana jika file yang saya upload melebihi ukuran maksimal?

A: Sistem akan menolak file tersebut. Kompres file Anda atau gunakan tools online untuk mengurangi ukuran file. Maksimal ukuran per file adalah 10 MB.

Q16: Apakah saya bisa mengubah tim pelaksana setelah laporan disetujui?

A: Tidak, setelah laporan disetujui, semua data bersifat final dan tidak dapat diubah lagi.

Q17: Apa yang dimaksud dengan "Status Remun: Diajukan"?

A: Ini berarti laporan Anda sudah masuk ke sistem remunerasi. Setelah laporan disetujui admin, data akan digunakan untuk proses penghitungan remunerasi/insentif kinerja.

Q18: Saya lupa menambahkan file bukti pendukung, bagaimana?

A: Jika laporan masih berstatus "Draft", Anda dapat edit dan tambahkan file. Jika sudah diajukan, Anda harus menunggu keputusan admin.

Q19: Apakah semua field wajib diisi?

A: Field wajib ditandai dengan tanda "*" atau label "required". Field yang wajib biasanya: Judul, Jenis Laporan, Periode Kinerja, Tim Pelaksana, dan Laporan Utama.

Q20: Bagaimana cara menghubungi admin jika ada masalah?

A: Anda dapat menghubungi LPPMP UNS melalui informasi kontak di bagian berikutnya.

9. INFORMASI KONTAK